수출 기본 서류 invoice와 packing list 작성법

수출입 서류 invoice와 packing list 작성법

수출입 업무 담당자는 다양한 서류들을 작성해야 한다. 이 서류들은 거래 당사자 간의 거래 조건을 명확히 하고 통관을 원활하게 진행하기 위한 필수 문서들이다. 이 중에서도 Proforma Invoice, Commercial Invocice, Packing List는 가장 기본이 되면서도 중요한 서류이다. 

 

[ Proforma Invoice 프로포마 인보이스 ]

일명 견적 송장. 프로포마 인보이스는 거래 초기 단계에 수출자가 발행하는 서류다.  수출자가 수입자에게 물품에 대한 가격 등을 제안하는 조건을 명시한 서류로 최종 계약 체결 전 단계에서 작성되므로 법적 구속력이 없다. 

거래 조건에 대한 사전 협의 기준이 되는 서류라 할 수 있겠다. 

 

프로포마 인보이스 주요 작성 내용

- 헤더(Header)

'Proforma Invoice'라는 서류명을 포함하는 문서 상단 부분이다.

 

- 송장번호(Invoice Number)

송장의 고유 번호로, 거래를 추적하기 위해 필요하다.

송장번호는 수출자가 임의 생성한다.

 

- 발행일(Date of Issue)

송장이 발행된 날짜를 기재한다.

 

- 판매자 및 구매자 정보(Seller and Buyer Information)

수출자와 수입자의 회사명, 주소, 연락처 등을 기재한다.

 

- 제품 설명(Product Description)

제품의 상세한 설명, 품목 번호, 모델 번호 등을 기재한다.

 

- 수량(Quantitiy)

제품의 거래 수량을 표기한다.

 

- 단가 및 총 금액(Unit Price and Total Amount)

제품의 단가 와 총금액을 기재한다.

 

- 지불 조건(Payment Terms)

지불 방식과 기한을 명시한다.

 

- 배송 조건(Delivery Terms)

인코텀즈(Incoterms)에 따른 배송 조건, 즉 거래 조건을 명시한다.

 

거래의 기초가 되는 문서이므로 각 항목에 대해 명확하게 작성한다. 수출자가 이 서류를 작성해

수입자에게 보내면 협의를 통해 내용이 조정되거나 각 나라의 요구사항에 따라 추가 정보를 포함시킬 수 있다. 

 

 

[ 커머셜 인보이스 Commerial Invoice ]

상업 송장이라고 한다. 프로포마 인보이스를 바탕으로 협의한 내용을 최종 확정해 실제 거래가 이루어진 후 발행하는 문서다. 수출자가 수입자에게 청구하는 금액을 명시하고 수입국의 세관에서 통관을 진행할 때 요구하는 서류로 법적 구속력을 가진다. 신용장 거래 시에도 중요하게 작용한다 

 

커머셜 인보이스 주요 작성 내용 

 

- 헤더(Header)

'Commercial Invoice' 라는 서류명을 포함하는 문서 상단 부분이다.

 

- 송장번호(Invoice Number)

커머셜 인보이스의 고유 번호로, 거래를 추적하기 위해 필요하다.

송장번호는 수출자가 임의 생성한다. 프로포마 인보이스와 구분되게 표기하는 것이 좋다. 

 

- 발행일(Date of Issue)

송장이 발행된 날짜를 기재한다.

이 날짜는 수출 준비가 왼료된 시점, 즉 수출 통관 진행일과 일치해야 한다.

 

- 판매자 및 구매자 정보(Seller and Buyer Information)

수출자와 수입자의 회사명, 주소, 연락처 등을 기재한다.

 

- 제품 설명(Product Description)

제품의 상세한 설명, 품목 번호, 모델 번호 등을 기재한다.

 

- 수량(Quantitiy)

제품의 실제 거래 수량을 표기한다.

 

- 단가 및 총 금액(Unit Price and Total Amount)

제품의 실제 거래 단가 와 총금액을 통화 단위와 함께 정확하게 기재한다.

 

- 지불 조건(Payment Terms)

실제 지불 방식과 기한을 명시한다.

 

- 배송 조건(Delivery Terms)

실제 거래에 사용된 인코텀즈(Incoterms)에 따른 배송 조건, 즉 거래 조건을 명시한다

 

커머셜 인보이스는 법적 효력이 있기 때문에 제품 설명, 가격, 수량 등 모든 정보가 정확하게 기재되어야 한다. 

또한 송장을 발행한 담당자의 서명과 회사의 인장이 포함되어야 한다. 

 

 

[ 패킹 리스트 Packing List ]

포장 명세서라고 한다. 수출 제품이 어떻게 포장되었는지 상세한 정보를 제공하는 서류다. 이는 물품이 운송되는 동안 손상되지 않도록 적절히 포장되었는지 확인하고 수입자가 제품을 수령했을 때 정확하게 검수할 수 있게 도와준다.

또한 세관에서는 이 문서를 참고해 제품이 신고된 내용과 일치하는지 확인한다. 

 

패킹 리스트 주요 작성 내용

 

- 포장 번호(Packing Number)

각 포장 단위에 대한 고유 번호를 부여한다.

 

- 포장 단위(Packing Units)

상자, 팔레트 등 제품이 포장된 단위에 대해 기재한다. 

 

- 포장 내용물(Contents of Packing)

각 포장 단위에 포함된 제품의 세부 내용을 기재한다. 

 

- 수량 및 무게(Quantity and Weight)

각 포장 단위에 포함된 제품의 수량과 총무게를 명시한다. 

 

- 포장 크기(Dimensions of Packing)

포장의 크기를 측정해 기재한다.

 

- 총 수량 및 총 무게(Total Quantity and Total Weight)

전체 포장의 총수량과 총무게를 기재한다.

 

- 포장 재료(Packing Materials_

포장에 사용된 재료를 명시한다. 

 

 

포장 방법과 재료는 운송 시 제품을 안전하게 보호할 수 있게 선택하고 관련 정보를 명확히 기재해야 한다.

 

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위와 같이 수출자가 작성해야 하는 인보이스와 패킹리스트는 각기 다른 목적과 중요성을 가지고 있다. 

그러므로 담당자는 이 서류들의 중요성을 인식하고 체계적으로 관리함으로써 무역 업무의 효율성을 높일 필요가 있다.